○美幌町教育委員会文書取扱規程
平成18年3月29日
美幌町教育委員会訓令第2号
美幌町教育委員会文書取扱規程(昭和53年美幌町教育委員会訓令第3号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 美幌町教育委員会(以下「教育委員会」という。)における文書の取扱いに関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(1) 職員 教育委員会に勤務する職員及び地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項第1号に規定する会計年度任用職員をいう。
(2) 課 美幌町教育委員会事務局事務分掌規程(昭和48年美幌町教育委員会規程第1号)第2条の規定により設置される課をいう。
(3) 課長等 前号に規定するグループの課長及び主幹をいう。
(4) 主務課 公文書に係る事案を主務する課をいう。
(5) 公文書 職員が、職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及びマイクロフィルム並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識できない方式で作られた記録をいう。)であって、組織的に用いるものをいう。
(6) 紙文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態におかれているものをいう。
(7) 電子文書 電磁的記録のうち書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて、電磁的記録媒体等に記録されているものであって、職務上作成し、又は取得されたものをいう。
(8) 電子情報 電磁的記録のうち電磁的記録媒体等に記録されているもの(電子文書を除く。)をいう。
(9) 電子署名 電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。
イ 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(10) 電子文書交換システム 総合行政ネットワークシステムにおいて電子文書を交換するシステムに係る送受信装置をいう。
(公文書取扱いの原則)
第3条 職員は、公文書の取扱いを的確かつ迅速に行わなければならない。
2 職員は、公文書を常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。
3 職員は、公文書の効率的な利用を図るため、常に公文書の所在を明らかにしなければならない。
(課長等の責務)
第4条 課長等は、課内の当該課長等に配分された事務における文書の管理を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。
(電子文書取扱主任)
第5条 電子文書交換システムにおける文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を、別に定める。
2 電子文書取扱主任は、電子文書交換システムの適正かつ円滑な運営を図らなければならない。
(文書の区分)
第6条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 教育委員会規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 教育委員会が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
イ 訓 教育委員会が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの
ウ 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するために発するもの
エ 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの
(3) 公示文書
ア 告示 広く一般に対して、一定事項を周知させるため公告又は公表するもの
イ 庁達 庁内全部又は一部に対して示達するもの
(4) 一般文書
前3号に掲げる文書以外のもの
(帳票等)
第7条 文書の取扱いに使用する帳票その他は、次に掲げるとおりとする。
(1) 受付印 様式第1号
(2) 令達番号簿 様式第2号
(3) 起案用紙 様式第3号
(4) 表紙・背表紙 様式第4号
(5) 完結保存文書調書 様式第5号
(紙文書の処理)
第8条 総務部総務課を経由して到達した文書及び直接教育委員会に到達した文書は、学校教育課において収受し、次に掲げるところにより、処理するものとする。
(1) 収受した文書は、開封し、右下欄余白に受付印を押し、主務課に配布する。
(2) 親展、入札書又は「秘」の表示をしてあるものは開封してはならない。
(3) 親展文書は、名あて人に配布し、受領印を受けなければならない。受領者は、その文書が公文書であった場合は、直ちに学校教育課ヘ回付しなければならない。
2 主務課に直接到達した文書は、当該事務を担当する課長等(以下「主務の課長等」という。)が収受しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、緊急を要する場合その他事務処理を円滑に行う必要があるときは、事務担当者が収受することができる。
(電子文書の処理)
第9条 電子文書交換システムにより電子文書を受信した場合は、電子文書取扱主任が次に掲げるところにより、処理をするものとする。
(1) 受信した電子文書の電子署名を確認すること。
(2) 受信した電子文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った文書については、主務課に配信する。
(電子情報の処理)
第10条 電子情報を受信又は取得したときは、直接主務課が受信又は取得したものを除き、学校教育課において、処理するものとする。
(1) 受信した電子メールは、あて先を確認し、主務課に配信すること。
(2) 電子掲示板により取得した情報は、紙に出力し、受付印を押し、主務課に配布すること。
(3) 電磁的記録媒体等に記録されているもので、その媒体等の余白に受付印を押すことができるものについては、受付印を押し主務課に配布すること。
(ファクシミリ装置による文書の処理)
第11条 ファクシミリ装置により受信した文書は、速やかに紙に出力し、主務課に直接到達した文書として、第8条第2項の規定により処理するものとする。
(配布、配信時刻及び例外配布)
第12条 紙文書の配布は1日1回とする。ただし、緊急を要する文書については、その都度配布する。
2 電子文書等の配信は、随時行うものとする。
(配布、配信文書の事故処理)
第13条 配布文書中、誤って他の課等の文書が配布された場合には、速やかに学校教育課に連絡し、返付しなければならない。
2 前項の規定は、電子文書等について準用する。
(文書の処理)
第14条 教育長、部長及び課長等は文書を査閲し、次に掲げる事項により、処理に必要な指示事項を記入の上、グループ主査に回付しなければならない。ただし、グループ主査を置いていない場合又は不在の場合は担当者に回付しなければならない。
(1) 担当者を明確に指示すること。
(2) 処理月日を明確に指示すること。
(4) 他の課等の合議又は供覧を必要とする場合は、その課等の名称を明確に記入すること。
(5) 処理要領等の大要について指示すること。
(6) 参考資料など他の課等から収集の必要がある場合は、記入のうえ指示すること。
(7) 前各号までの規定のほか、必要に応じて具体的に指示すること。
2 前項の規定は、電子文書等について準用する。
(配布文書の処理期日)
第15条 配布文書は、原則として5日、期限のあるものはその期限内に、処理しなければならない。
(処理期日の延長)
第16条 配布文書中、処理上相当期日を要するものと課長等が認めた場合、前条に規定する日数を延長することができる。
2 担当者は、指定されている処理期限内に処理することが困難と認められるものは、課長等の承認を得て、期日を延長することができる。
(起案)
第17条 事務処理の発議(電話及び電報による重要事項の処理を含む。)は、起案用紙を用い、次に掲げる事項に留意して作成しなければならない。ただし、軽易な事務については、この限りでない。
(1) 件名、起案者所属、職、氏名、起案年月日を明記すること。
(2) 重要なものは、立案の趣旨を特記すること。
(3) 立案の経過を知りやすくするため、関係書類を順次綴り、必要に応じその参考資料又は法規等を添付すること。
(4) 文書は、簡単、平易、正確に記載し、訂正の箇所は訂正者の認印を押印すること。
(5) 処理期限を定めるもの、又は特別の取扱いを必要とするものは、該当欄に朱記すること。
(6) 合議を要するものは、その合議欄に課等の名称を記入すること。
(7) 合議欄の表示は、関係の深い課等から順次記入し、順次の定めのないものは組織順に記入すること。
(8) 親展、書留、配達証明、その他特殊な取扱いを必要とするものは、欄外にその要領を朱書しなければならない。
(9) 機密に属する文書は、必ず親展書類と朱書した紙ばさみを用い、その取扱いを慎重にしなければならない。
(10) 専決により教育長の決議を要しない起案は、起案用紙の決裁欄を、その専決の内容により斜線で抹消する。
2 前項にかかわらず閲覧にとどまるもの、また定例の報告などは、その文書の余白に必要事項を記載して、処理することができる。
(合議)
第18条 他の部及び課等に関連する事件は、その合議を得て決裁を受けなければならない。
2 合議先は、第21条に規定する専決事項が部長のときは、部長及び課長等とし、専決事項が課長等のときは、課長等とする。合議先の課長等が必要と認めたときは、グループ主査及び担当者に当該書類を閲覧させるものとする。
3 合議において関係する部及び課等の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、上司に各意見を述べ、その決裁を受けるものとする。
4 起案文書の回議中、原案を加味訂正したときは、これに認印をし、特に重要な訂正の場合は欄外などにその理由を記入しなければならない。
(変更又は廃案した原議の処置)
第19条 合議事件であって、上司の命により、その原議案を変更又は廃案したときは、起案者においてその旨を合議先に通知しなければならない。
(決裁)
第20条 決裁は教育長決裁とする。ただし、部長及び課長等は、次条に定めるところにより、教育長の権限に属する一部を専決することができる。
(部長及び課長等の専決事項)
第21条 教育部長及び課長等限りの専決事項に関しては美幌町文書取扱規程(平成16年美幌町訓令第1号)第24条第1項第2号及び第3号を準用する。この場合において同項第2号中「各部長等」とあるのは「教育部長」と読み替えるものとする。ただし、重要又は異例に属することは、この限りではない。
(専決事項の指揮)
第22条 専決事項中、特に重要なもの又は異例に属するものについては、課長等の専決事項は部長、部長の専決事項は教育長に、それぞれ指揮を受けなければならない。
(代決者)
第23条 決裁者が不在の場合で緊急を要するものについては、次に掲げる者が代決する。
(1) 教育長不在のときの代決
ア 教育長不在のときは、部長が教育長の事務を代決する。
イ 教育長及び部長ともに不在のときは、主務の課長等が教育長の事務を代決する。
(2) 部長不在のときの代決
ア 部長不在のときは、主務の課長等が部長の事務を代決する。
イ 部長及び主務の課長等ともに不在のときは、主務の主査が部長の事務を代決する。
(3) 課長等不在のときの代決
ア 課長等不在のときは、主務の主査が課長等の事務を代決する。
イ 課長等及び主務の主査ともに不在のときは、課内の他の上席の主査が課長等の事務を代決する。
2 前項による代決は、重要又は異例に属する事項についてはすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針が示されたものについては、この限りでない。
(重要と認める事項)
第24条 特に重要と認める基準事項を、おおむね次のとおり定める。
(1) 諸会議の招集及び議案
(2) 令達
(3) 職員の進退及び賞罰
(4) 事業の計画
(5) 工事の施行物件の購入又は処分及び契約の締結
(6) 異議の申立、訴願及び訴訟
(7) 請願及び陳情
(8) 許可、認可及びその取消等の行政処分
(9) 重要な通ちょう、照会及び回答並びに報告
(10) 異例に属するもの
2 前項に定めるもののほか、重要と認めるものについては、その都度、文書の余白に注記して、処理の便に資さなければならない。
(代決後の措置)
第25条 第23条の規定により代決した文書で、後閲の必要なものについてはその旨を記載しなければならない。この場合、起案者は、上司在庁の際、速やかにその文書を後閲に供さなければならない。
(文書の記名)
第26条 決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名をもって表示するものとする。ただし、特に重要でないものは、氏名を省略することができる。
2 施行文書のうち送付を要するものには、その本文の末尾に、主務課の名称等の連絡先を括弧を付して表示するものとする。ただし、表彰状その他これらに類するものについては、この限りでない。
(令達の番号)
第27条 施行文書には、起案者において、番号を付さなければならない。ただし、告示以外の公示文書及び軽易な文書については、この限りでない。
2 前項の番号は、文書の区分ごとの令達番号簿の番号とする。
(各課所管の令達)
第28条 次に掲げる令達は、各課所管とする。
(1) 許可 申請又は願に対し許可を与えるもの
(2) 認可 申請又は願に対し認可を与えるもの
(3) 免除 申請又は願に対して使用料又は手数料などを減免するもの
(4) 採納 寄附又は贈与を採納するもの
(公印の押印及び電子署名の付与)
第29条 施行文書のうち送付を要するものであって次に掲げるもの以外のものについては、公印を押さないものとする。
(1) 法令の規定により公印を押さなければならないもの
(2) 教育委員会又は権限を有する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)がその権限を行使するため施行するもの
(3) 権利義務又は事実の証明に関するもの
(4) その他公印を押さざるを得ない特別な事情があるもの
2 前項の規定にかかわらず、電子文書交換システムを利用して公印を押す必要のある文書を送信するときは、その押印に代えて、電子署名を付与するものとする。
3 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて、電子文書取扱主任に請求するものとする。
4 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
5 第2項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行については、別に定める。
(電話等による連絡)
第30条 緊急な事件又は簡易な事務連絡は、電話及び通信機器を利用して処理することができる。
(文書の発送)
第31条 発送する文書及び物品は、午後4時までに、次に掲げる事項に従って総務課に回付しなければならない。
(1) 封筒に、郵便番号、住所、あて名を書くこと。
(2) 小包その他特別の包装を必要とするものは、主務課ですること。
(3) 直接送達するもので重要なものは、送達簿に登記すること。
2 ファクシミリ装置により送信する施行文書には、町長が別に定める様式を準用し、添付しなければならない。
3 電子メール若しくは電子掲示板、電子文書交換システムにより送信する施行文書は、町長が別に定める方法を準用し、送信しなければならない。
(保管、保存の分類)
第32条 すべての文書は、別表の文書分類表により分類整理し、これを保管、保存しなければならない。
(文書分類の追加、削除)
第33条 新発生事務等の理由により、文書分類を新たに追加する必要が生じた場合は、主務課長等が分類を決定する。
2 必要がなくなった文書分類は、主務課長等の決定により、削除することができる。
(未決及び完結文書)
第34条 未決文書とは事件処理中の文書を、完結文書とは事件の一応処理したもの又は完結した文書をいう。
(整理)
第35条 文書は、すべて未決及び完結文書ごとに区分し、完結文書は、文書分類表の定めるところにより整理区分し、所定の位置に保管及び保存されなければならない。
2 文書の保管及び保存責任は各課とする。
(保存)
第36条 主務の課長等は、常に文書の所在を明らかにして、保存を行わなければならない。
2 完結文書は、各課において、保存しなければならない。
(保存期間)
第37条 文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、保存期間が10年を超える文書は、永年に区分する。
(保存年限の計算)
第38条 前条の文書の保存期間の起算日は、当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、次に定めるものは、この限りでない。
(1) 暦年により処理する文書 当該事案の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日
(2) 4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日
(3) 法令等の規定により保存期間の起算日が定められている文書 当該法令等で定める日
(保存期間の更新)
第39条 第37条により決定された保存期間の満了した文書であっても、なお保存の必要があると主務課において認めたものについては、主務の課長等の承認を得て、保存期間を更新することができる。
(保存文書の編さん)
第40条 保存文書の編さんの基準は、おおむね次のとおりとする。
(1) 文書は、会計年度ごとに、編さんする。
(2) 文書の区分は、文書分類表の分類番号ごとの保存期間別とする。
(3) 類目の多岐にわたる文書は、関係の最も深い類目に編入する。
(4) 簿冊の厚さは、約6センチメートルを標準として編さんし、分冊を必要とするものは1冊ごとに分冊数及び順番号を記さなければならない。
(5) 文書に附属する図面などで編さんに不便なものは別に編集し、この旨を文書に記入する。
(6) 文書の編さん順序は、完結の月日順にして目次をつけること。
(7) 編さん文書は、表紙、背紙をつけなければならない。
(8) 複数年にわたる事案の処理に係る文書又は紙数の都合による場合は、2年以上にわたる分を1冊とすることができる。ただし、この場合は区分紙を差入れ、年次又は年度区分を明らかにしなければならない。
(文書の廃棄)
第41条 文書の廃棄は、各課で行うものとする。
(廃棄の要領)
第42条 保存期間の経過した文書は、部長の決裁を経て各課で廃棄することができる。
2 前項の規定により廃棄する場合、機密のもの、又は他に悪用されるおそれのあるものは、切断しなければならない。
(電子情報の取扱い)
第43条 電子情報の取扱いについては、当分の間、別に定めるところによる。
(委任)
第44条 この訓令で定めるもののほか、文書の取扱いに関することは、教育部長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現にこの訓令による改正前の美幌町教育委員会文書取扱規程の規定に基づいてなされた許可、承認、指示、決定、その他処分又は申請、届出その他の手続は、この訓令の相当規定に基づいてなされた処分又は手続とみなす。
附則(平成19年4月1日美幌町教育委員会訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日美幌町教育委員会訓令第2号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成22年3月29日美幌町教育委員会訓令第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年8月23日美幌町教育委員会規則第4号)
この訓令は、平成23年8月24日から施行する。
附則(平成23年8月23日美幌町教育委員会訓令第4号)
この訓令は、平成23年8月24日から施行する。
附則(平成25年4月1日教育委員会訓令第3号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月24日美幌町教育委員会訓令第2号)
この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月27日美幌町教育委員会訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年1月27日美幌町教育委員会訓令第1号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月27日教育委員会訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表(第32条、第37条関係)
文書分類表
文書の保存年限の基準
課名 | 業務内容 | 保存年限 |
学校教育課 | 教育委員会会議 | 永 |
規則等の制定、改廃 | 永 | |
人事 | 永 | |
職員服務 | 5 | |
給与 | 10 | |
教職員福利厚生 | 5 | |
研修 | 5 | |
訴訟、訴願 | 10 | |
学校の設置、廃止 | 永 | |
財産取得、処分、貸付 | 永 | |
財産管理 | 5 | |
公立学校施設調査 | 10 | |
奨学金 | 5 | |
補助金 | 10 | |
教育課程 | 10 | |
判別 | 10 | |
学級編制 | 10 | |
児童生徒保健 | 3 | |
就学猶予、免除 | 永 | |
就学援助 | 10 | |
区域外就学 | 10 | |
その他就学 | 3 | |
教科書採択 | 3 | |
教育相談 | 10 | |
雑件 | 1~3 | |
社会教育課 | 社会教育団体 | 10 |
社会教育委員 | 10 | |
補助金 | 10 | |
施設管理 | 5 | |
社会教育事業 | 5 | |
青少年育成関係団体 | 10 | |
青少年育成センター | 5 | |
町民会館財産管理 | 10 | |
町民会館管理 | 3 | |
町民会館使用許可 | 3 | |
雑件 | 1~3 | |
スポーツ振興課 | 社会体育団体 | 10 |
補助金 | 10 | |
体育施設管理 | 5 | |
社会体育事業 | 5 | |
スポーツ推進委員 | 5 | |
雑件 | 1~3 | |
学校給食課 | 学校給食運営委員会 | 10 |
学校給食担当者会議 | 5 | |
補助金 | 10 | |
調理員人事服務 | 永 | |
事故(給食・車両) | 10 | |
給食関係その他 | 5 | |
給食費収納 | 10 | |
雑件 | 1~3 | |
図書館課 | 企画運営 | 5 |
図書館協議会 | 10 | |
資料収集選択受入 | 3 | |
奉仕 | 3 | |
雑件 | 1~3 | |
博物館課 | 指定文化財 | 永 |
文化財審議委員会 | 10 | |
博物館協議会 | 10 | |
補助金 | 10 | |
施設運営管理 | 5 | |
博物館活動 | 5 | |
関係機関団体 | 10 | |
雑件 | 1~3 |