(趣旨)

第1条　美幌町教育委員会(以下「教育委員会」という。)における文書の取扱いに関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書取扱いの原則)

第3条　職員は、公文書の取扱いを的確かつ迅速に行わなければならない。

(課長等の責務)

第4条　課長等は、課内の当該課長等に配分された事務における文書の管理を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

(電子文書取扱主任)

第5条　電子文書交換システムにおける文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を、別に定める。

(文書の区分)

第6条　文書の区分は、次のとおりとする。

(帳票等)

第7条　文書の取扱いに使用する帳票その他は、次に掲げるとおりとする。

(紙文書の処理)

第8条　総務部総務課を経由して到達した文書及び直接教育委員会に到達した文書は、学校教育課において収受し、次に掲げるところにより、処理するものとする。

(電子文書の処理)

第9条　電子文書交換システムにより電子文書を受信した場合は、電子文書取扱主任が次に掲げるところにより、処理をするものとする。

(電子情報の処理)

第10条　電子情報を受信又は取得したときは、直接主務課が受信又は取得したものを除き、学校教育課において、処理するものとする。

(ファクシミリ装置による文書の処理)

第11条　ファクシミリ装置により受信した文書は、速やかに紙に出力し、主務課に直接到達した文書として、第8条第2項の規定により処理するものとする。

(配布、配信時刻及び例外配布)

第12条　紙文書の配布は1日1回とする。ただし、緊急を要する文書については、その都度配布する。

(配布、配信文書の事故処理)

第13条　配布文書中、誤って他の課等の文書が配布された場合には、速やかに学校教育課に連絡し、返付しなければならない。

(文書の処理)

第14条　教育長、部長及び課長等は文書を査閲し、次に掲げる事項により、処理に必要な指示事項を記入の上、グループ主査に回付しなければならない。ただし、グループ主査を置いていない場合又は不在の場合は担当者に回付しなければならない。

(配布文書の処理期日)

第15条　配布文書は、原則として5日、期限のあるものはその期限内に、処理しなければならない。

(処理期日の延長)

第16条　配布文書中、処理上相当期日を要するものと課長等が認めた場合、前条に規定する日数を延長することができる。

(起案)

第17条　事務処理の発議(電話及び電報による重要事項の処理を含む。)は、起案用紙を用い、次に掲げる事項に留意して作成しなければならない。ただし、軽易な事務については、この限りでない。

(合議)

第18条　他の部及び課等に関連する事件は、その合議を得て決裁を受けなければならない。

(変更又は廃案した原議の処置)

第19条　合議事件であって、上司の命により、その原議案を変更又は廃案したときは、起案者においてその旨を合議先に通知しなければならない。

(決裁)

第20条　決裁は教育長決裁とする。ただし、部長及び課長等は、次条に定めるところにより、教育長の権限に属する一部を専決することができる。

(部長及び課長等の専決事項)

第21条　教育部長及び課長等限りの専決事項に関しては美幌町文書取扱規程(平成16年美幌町訓令第1号)第24条第1項第2号及び第3号を準用する。この場合において同項第2号中「各部長等」とあるのは「教育部長」と読み替えるものとする。ただし、重要又は異例に属することは、この限りではない。

(専決事項の指揮)

第22条　専決事項中、特に重要なもの又は異例に属するものについては、課長等の専決事項は部長、部長の専決事項は教育長に、それぞれ指揮を受けなければならない。

(代決者)

第23条　決裁者が不在の場合で緊急を要するものについては、次に掲げる者が代決する。

(重要と認める事項)

第24条　特に重要と認める基準事項を、おおむね次のとおり定める。

(代決後の措置)

第25条　第23条の規定により代決した文書で、後閲の必要なものについてはその旨を記載しなければならない。この場合、起案者は、上司在庁の際、速やかにその文書を後閲に供さなければならない。

(文書の記名)

第26条　決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名をもって表示するものとする。ただし、特に重要でないものは、氏名を省略することができる。

(令達の番号)

第27条　施行文書には、起案者において、番号を付さなければならない。ただし、告示以外の公示文書及び軽易な文書については、この限りでない。

(各課所管の令達)

第28条　次に掲げる令達は、各課所管とする。

(公印の押印及び電子署名の付与)

第29条　施行文書のうち送付を要するものであって次に掲げるもの以外のものについては、公印を押さないものとする。

(電話等による連絡)

第30条　緊急な事件又は簡易な事務連絡は、電話及び通信機器を利用して処理することができる。

(文書の発送)

第31条　発送する文書及び物品は、午後4時までに、次に掲げる事項に従って総務課に回付しなければならない。

(保管、保存の分類)

第32条　すべての文書は、別表の文書分類表により分類整理し、これを保管、保存しなければならない。

(文書分類の追加、削除)

第33条　新発生事務等の理由により、文書分類を新たに追加する必要が生じた場合は、主務課長等が分類を決定する。

(未決及び完結文書)

第34条　未決文書とは事件処理中の文書を、完結文書とは事件の一応処理したもの又は完結した文書をいう。

(整理)

第35条　文書は、すべて未決及び完結文書ごとに区分し、完結文書は、文書分類表の定めるところにより整理区分し、所定の位置に保管及び保存されなければならない。

(保存)

第36条　主務の課長等は、常に文書の所在を明らかにして、保存を行わなければならない。

(保存期間)

第37条　文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、保存期間が10年を超える文書は、永年に区分する。

(保存年限の計算)

第38条　前条の文書の保存期間の起算日は、当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、次に定めるものは、この限りでない。

(保存期間の更新)

第39条　第37条により決定された保存期間の満了した文書であっても、なお保存の必要があると主務課において認めたものについては、主務の課長等の承認を得て、保存期間を更新することができる。

(保存文書の編さん)

第40条　保存文書の編さんの基準は、おおむね次のとおりとする。

(文書の廃棄)

第41条　文書の廃棄は、各課で行うものとする。

(廃棄の要領)

第42条　保存期間の経過した文書は、部長の決裁を経て各課で廃棄することができる。

(電子情報の取扱い)

第43条　電子情報の取扱いについては、当分の間、別に定めるところによる。

(委任)

第44条　この訓令で定めるもののほか、文書の取扱いに関することは、教育部長が別に定める。