○美幌町戸籍電算システムに係るデータ保護管理要綱
平成19年12月1日
制定
(趣旨)
第1条 この要綱は、個人情報保護法(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、美幌町における戸籍事務を処理する戸籍電算システムに関するデータの保護及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各項に定めるところによる。
(1) 戸籍電算システム 電算サーバー室に設置した戸籍用サーバー並びに戸籍保険課に設置した戸籍専用コンピュータ(以下「端末機」という。)及びコピー等を使用して戸籍、除籍、改製原戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍、除籍及び改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(3) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(5) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍電算システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(6) 画像データ 磁気ディスクに記録された画像情報処理方式による除籍・改製原戸籍及び火葬許可証等をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍電算システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書等の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務並びに戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務及び、墓地、埋葬等に関する法律に定めるところにより処理する火(埋)葬許可証等の発行事務とする。
(保護管理者の指定)
第4条 戸籍データ、戸籍電算システムのプログラム、ドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、戸籍保険課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データを適正に管理しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍電算システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(端末管理者及び取扱職員の指定等)
第6条 保護管理者は、端末機の管理及び適正な運用を図るため、端末管理者及び取扱職員を指定するものとする。
2 端末管理者は、戸籍保険課戸籍年金グループ主査をもって充てる。
3 取扱職員は、戸籍年金グループ職員をもって充てる。
(戸籍データ等の保護及び管理)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、損傷等の防止のため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保護管理者は、端末機についてその内容を来庁者から読み取られないよう配慮して配置しなければならない。
(2) 保護管理者は、定期的又は随時に、戸籍データ及びプログラムの異状の有無を点検しなければならない。
(3) 戸籍データの内容は、取扱職員以外の者が変更を加えることができないようにしなければならない。
(4) 入力した戸籍データの固定化後は、当該戸籍データに痕跡を残すことなく、更新することができないシステム上の措置を講じなければならない。
(5) 戸籍データは、毎日更新するものとし、業務終了後にはそのデータを戸籍副本データ管理センターに送信し、バックアップ処理したものを施錠ができる耐火保管用具に保管しなければならない。
(6) 保護管理者は、戸籍データが不要となったときは、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
(7) 戸籍データは、電算処理を伴う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
(8) 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(出力帳票の管理)
第8条 保護管理者は、出力帳票を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具への保管等により安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を廃棄するときは、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第9条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
3 保護管理者は、ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分しなければならない。
(画像データの保護及び管理)
第10条 保護管理者は、画像データの保護及び管理のため、必要な措置を講じなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、取扱職員の処理業務の範囲を定めるとともに、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方針を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項の規定により定められた処理業務の範囲を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、常に戸籍電算システムの取扱状況を把握するため、端末管理者に必要な事項を報告させなければならない。
(端末機の使用)
第13条 端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、第3条に規定する業務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に定めるところにより、戸籍電算システムに係る機器、ソフト等を管理しなければならない。
(研修等の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及びシステム安全対策の推進を図るため、端末管理者及び取扱職員に対し、教育及び訓練を行わなければならない。
(補則)
第16条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。
附則
この要綱は、平成19年12月1日から施行する。
附則(平成24年3月19日一部改正)
この要綱は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年10月1日一部改正)
この要綱は、平成25年10月1日から施行する。
附則(平成25年11月26日一部改正)
この要綱は、平成25年11月26日から施行する。
附則(平成30年10月1日一部改正)
この要綱は、平成30年10月1日から施行する。
附則(令和3年2月15日一部改正)
この要綱は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年4月1日一部改正)
この要綱は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍電算システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
機器等区分 | 管理方法 |
戸籍用サーバー | 1 サーバーは、施錠できる電算サーバー室内に設置し、保護管理者の任命した職員がその鍵を管理する。 2 サーバーを起動する者は、保護管理者が任命した取扱職員とする。 |
戸籍用クライアント | 1 端末装置を起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 2 業務終了時においても保護管理者の任命した取扱職員が端末装置を終了させる。 |
市区町村専用装置 | 1 市区町村専用装置は、施錠のできる電算サーバー室内に設置し、保護管理者の任命した職員がその鍵を管理する。 2 市区町村専用装置を起動する者は、保護管理者が任命した取扱職員とする。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者の任命した取扱職員が毎業務終了後、記録媒体によりバックアップ処理を行い施錠のできる保管庫で管理する。 |
戸籍電算システムのプログラム | アプリケーションプログラムを複写及び変更させないための保安装置をソフト的に講じる。 |