美幌町文書取扱規程

○美幌町文書取扱規程

平成16年3月25日

美幌町訓令第1号

美幌町文書取扱規程(昭和42年美幌町訓令第3号)の全部を改正する。

第1章　総則

(趣旨)

第1条　本町における文書の取扱いに関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　職員　本町に勤務する職員をいう。

(2)及び(3)　削除

(4)　課長等　美幌町事務分掌規程(昭和42年美幌町訓令第2号)第3条第2項に規定する課長及び主幹をいう。

(5)　主務課　公文書に係る事案を主務する課をいう。

(6)　公文書　職員が、職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及びマイクロフィルム並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識できない方式で作られた記録をいう。)であって、組織的に用いるものをいう。

(7)　紙文書　文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態におかれているものをいう。

(8)　電子文書　電磁的記録のうち書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて、電磁的記録媒体等に記録されているものであって、職務上作成し、又は取得されたものをいう。

(9)　電子情報　電磁的記録のうち電磁的記録媒体等に記録されているもの(電子文書を除く。)をいう。

(10)　電子署名　電子文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

ア　当該電子文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。

イ　当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(11)　電子文書交換システム　総合行政ネットワークシステムにおいて電子文書を交換するシステムに係る送受信装置をいう。

(公文書取扱いの原則)

第3条　職員は、公文書の取扱いを的確かつ迅速に行わなければならない。

2　職員は、公文書を常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。

3　職員は、公文書の効率的な利用を図るため、常に公文書の所在を明らかにしなければならない。

(文書の統括)

第4条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、本町における文書の管理を総括する。

2　総務課長は、本町における文書の管理に関し必要な調査を行い、並びに文書の管理に関する指導及び改善に努めなければならない。

(課長等の責務)

第5条　課長等は、当該課等における文書の管理を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

(電子文書取扱主任)

第6条　電子文書交換システムにおける文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を、別に定める。

2　電子文書取扱主任は、電子文書交換システムの適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

(文書の区分)

第7条　文書の区分は、次のとおりとする。

(1)　法規文書

ア　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの

イ　規則　地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの

(2)　令達文書

ア　訓令　町長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの

イ　訓　町長が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの

ウ　達　特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するために発するもの

エ　指令　申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの

(3)　公示文書

ア　告示　広く一般に対して、一定事項を周知させるため公告又は公表するもの

イ　庁達　庁内全部又は一部に対して示達するもの

(4)　一般文書

前3号に掲げる文書以外のもの

(帳票等)

第8条　文書の取扱いに使用する帳票その他は、次に掲げるとおりとする。

(1)　収受印　様式第1号

(2)　主務の課長等が押印する収受印　様式第2号

(3)　特殊文書収受簿　様式第3号

(4)　金券配布表(1)　様式第4号

(5)　金券配布票(2)　様式第5号

(6)　起案用紙　様式第6号

(7)　令達番号簿　様式第7号

(8)　文書施行簿　様式第8号

(9)　完結保存文書調書　様式第9号

(10)　表紙・背表紙　様式第10号

第2章　文書の収受及び配布

(紙文書の処理)

第9条　本町に到達した文書は、総務部総務課において収受し、次に定めるところにより、処理するものとする。

(1)　収受した文書は、開封し、右下欄余白に収受印を押し、各部長等に配布する。ただし、戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届書等には、収受印を押してはならない。

(2)　書留扱い(現金書留、簡易書留、配達証明、内容証明及び特別送達を含む。)による文書は、封筒の表面下欄に収受印を押し、特殊文書収受簿に所要事項を記載して名あて人に配布し受領印を受けなければならない。

(3)　親展、入札書または「秘」の表示をしてあるものは開封してはならない。

(4)　親展文書は、名あて人に配布するものとし、受領者は、その文書が公文書であった場合は、直ちに総務課へ回付しなければならない。

(5)　次号によるものを除くほか金券等が添付されている文書は、金券配布票(1)に所要事項を記載し、主務課に配布し受領印を受けなければならない。

(6)　謄抄本交付申請及び諸証明交付申請等に金券が添付されている文書は、金券配布票(2)に所要事項を記載し、主務課に配布し受領印を受けなければならない。

(7)　電報は、特殊文書収受簿に所要事項を記載して名あて人に配布し認印を受けなければならない。

2　主務課に直接到達した文書は、主務の課長等が収受しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、緊急を要する場合その他事務処理を円滑に行う必要があるときは、事務担当者が収受することができる。

4　前2項に規定する収受した文書は、開封し、右下欄余白に収受印を押し、処理するものとする。この場合において、押印する収受印は、主務の課長等が押印する収受印とする。

(電子文書の処理)

第10条　電子文書交換システムにより電子文書を受信した場合は、電子文書取扱主任が次に掲げるところにより、処理をするものとする。

(1)　受信した電子文書の電子署名を確認すること。

(2)　受信した電子文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3)　前号の規定により受領通知を行った文書については、主務課に配信する。

(電子情報の処理)

第11条　電子情報を受信又は取得したときは、直接主務課が受信又は取得したものを除き、総務課において、処理するものとする。

(1)　受信した電子メールは、宛先を確認し、主務課に配信すること。

(2)　電子掲示板により取得した情報は必要に応じ、紙に出力し、収受印を押し、主務課に配布すること。

(3)　電磁的記録媒体等に記録されているもので、その媒体等の余白に収受印を押すことができるものについては、収受印を押し、主務課に配布すること。

(ファクシミリ装置による文書の処理)

第12条　ファクシミリ装置により受信した文書は、速やかに主務課、議会その他関係機関に直接到達した文書として、第9条第2項の規定により処理するものとする。

(事故文書等の処理)

第13条　料金の不足又は未納の郵便物について、総務課長が必要と認めたときは、発送の場合に準じて支払手続きを行う。

2　内容等不備のため返送されてきた文書は、総務課において、返送の理由を記入し、主務課に配布する。

(配布、配信時刻及び例外配布)

第14条　紙文書の配布は1日1回とする。ただし、緊急を要する文書については、その都度配布する。

2　電子文書等の配信は、随時行うものとする。

(配布、配信文書の事故処理)

第15条　配布文書中、誤って他の課の文書が配布された場合には、速やかに総務課に連絡し、返付しなければならない。

2　前項の規定は、電子文書等について準用する。

(文書の処理)

第16条　部長及び課長等は文書を査閲し、次により、処理に必要な指示事項を記入の上、担当主査に回付しなければならない。ただし、担当主査を置いていない場合又は不在の場合は担当者に回付しなければならない。

(1)　担当者を明確に指示すること。

(2)　処理月日を明確に指示すること。

(3)　配布文書の処理期日については、第17条及び第18条の規定により、明確に指示すること。

(4)　他の課の合議又は供覧を必要とする場合は、その課の名称を明確に記入すること。

(5)　処理要領等の大要について指示すること。

(6)　参考資料など他の課から収集の必要がある場合は、記入の上、指示すること。

(7)　前各号に掲げるもののほか、必要に応じて具体的に指示すること。

2　前項の場合において、事前に町長若しくは副町長の供覧に付す必要のあるもの又は重要な文書で上司の指示により処理する必要があると認められるものは、先に上司の供覧又は指示を受けなければならない。

3　前2項の規定は、電子文書等について準用する。

(配布文書の処理期日)

第17条　配布文書は、原則として5日、期限のあるものはその期限内に、処理しなければならない。

(処理期日の延長)

第18条　配布文書中、処理上相当期日を要するものと課長等が認めた場合、前条に規定する日数を延長することができる。

2　担当者は、指定されている処理期限内に処理することが困難と認められるものは、課長等の承認を得て、期日を延長することができる。

第3章　文書の作成

(起案)

第19条　事務処理の発議(電話及び電報による重要事項の処理を含む。)は、起案用紙を用い、次に留意して作成しなければならない。ただし、軽易な事務については、この限りでない。

(1)　件名、起案者所属、職、氏名、起案年月日を明記すること。

(2)　重要なものは、立案の趣旨を特記すること。

(3)　立案の経過を知りやすくするため、関係書類を順次綴り、必要に応じその参考資料又は法規等を添付すること。

(4)　文書は、簡単、平易及び正確に記載し、訂正の箇所は訂正者の認印を押印すること。

(5)　処理期限を定めるもの、又は特別の取扱いを必要とするものは、該当欄に朱書すること。

(6)　合議を要するものは、その合議欄に課の名称を記入すること。

(7)　合議欄の表示は、関係の深い課から順次記入し、順次の定めのないものは組織順に記入すること。

(8)　親展、速達、書留、配達証明その他特殊な取扱いを必要とするものは、欄外にその要領を朱書しなければならない。

(9)　機密に属する文書は、必ず親展書類と朱書した紙ばさみを用い、その取扱いを慎重にしなければならない。

(10)　専決により町長の決議を要しない起案は、起案用紙の決裁欄を、その専決の内容により斜線で抹消する。

2　前項にかかわらず閲覧にとどまるもの、また定例の報告などは、その文書の余白に必要事項を記載して、処理することができる。

(帳票による処理)

第20条　定例の事項については、帳票により処理することができる。

(合議)

第21条　次に掲げる事項は、総務部と合議するほか、他の部及び課に関連する事件は、その合議を得て決裁を受けなければならない。

(1)　総務課合議事項

ア　条例、規則、訓令、告示、達、庁達、指令、訓、内訓等に関すること。

イ　町議会に提出すべき議案等に関すること。

ウ　表彰及び寄附に関すること。

エ　会議及び諸行事に関すること。

オ　庁舎内の一時使用に関すること。

カ　地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員(以下「会計年度任用職員」という。)の任用に関すること。

(2)　財務課合議事項

ア　財政調整、予算の内容変更及び流用に関すること。

イ　財政負担の伴う事業に関すること。

ウ　予算を伴う条例、規則等の制定及び改廃に関すること。

エ　基金の積立及び処分に関すること。

オ　町有建物の建築及び改築の竣工に関すること。

カ　町有地の使用に関すること。

キ　町有物品等の貸付及び処分に関すること。

(3)　削除

2　合議先は、町長決裁又は第24条の規定による副町長若しくは部長専決のときは部長及び課長等、同条の規定による課長等専決のときは課長等とする。合議先の課長等が必要と認めたときは、担当主査及び担当者に当該書類を閲覧させるものとする。

3　合議において関係する部及び課の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、上司に各意見を述べ、その決裁を受けるものとする。

4　起案文書の回議中、原案を加味訂正したときは、これに認印をし、特に重要な訂正の場合は欄外などにその理由を記入しなければならない。

(変更又は廃案した原議の処置)

第22条　合議事件であって、上司の命により、その原議案を変更又は廃案したときは、起案者においてその旨を合議先に通知しなければならない。

第4章　専決及び代決

(決裁)

第23条　決裁は町長決裁とする。ただし、副町長、部長及び課長等は、次条に定めるところにより、町長の権限に属する一部を専決することができる。

(副町長、部長及び課長等の専決事項)

第24条　副町長、部長及び課長等限りで専決できる事項を、次のとおりとする。

(1)　副町長の専決事項

副町長は、次に掲げる以外の事務を専決することができる。ただし、重要又は異例のものは除く。

ア　重要施策の確立、変更及び実施

イ　条例、規則及び規程の制定、改廃

ウ　町議会の招集及び町議会に提出する議案の決定

エ　町議会の権限に属する専決処分

オ　訴願、訴訟、異議の申立及び重要な請願、陳情に関する措置

カ　表彰及び褒賞の決定

キ　職員の身分、進退、給与、賞罰の決定

ク　部長職以上の道外出張、職員の長期にわたる講習会等の出席及び国外の出張命令

ケ　予算の補正を要する事業の決定又は変更

コ　重要な協議、照会及び回答

サ　重要な文書の進達、報告及び復命

シ　新たな事業計画

ス　重要な監査報告及び決算書に対する措置

セ　条例及び規則に対する犯則処分の決定

ソ　重要な寄附の受理

タ　1件3,000万円以上の支出負担行為の決定、検定、受渡し及び不用品の処分。ただし、入札執行又は見積合わせを除く。

(2)　各部長の専決事項

ア　所属職員の事務引継

イ　法令、条例、規則等の一定基準による許可、認可及び承認

ウ　諸収入の減免命令

エ　重要な所管施設及び物件の運営

オ　既定予算による1件700万円未満の支出負担行為の決定、検定及び受渡し

カ　次に掲げる支出命令

(ア)　定期的なもの

(イ)　1件700万円未満の支出命令

キ　部内特定事務分担の指揮

ク　課長職の管内及び日帰りの管外出張並びに主査職以下の2日以内の管外の出張命令

ケ　課長職以下の復命報告(重要なものを除く。)

コ　課長職の願及び届の許可

サ　関係行政庁及び諸団体との連絡

シ　1件700万円未満の入札執行又は見積合わせ

ス　1件100万円未満の不用品の処分

セ　公示送達

ソ　滞納処分

タ　その他軽易と思われる事項

(3)　各課長等の専決事項

ア　定期及び定例的な諸報告

イ　軽易な証明、進達、報告及び回答

ウ　各種公簿及び図面の閲覧

エ　諸収入の収入通知

オ　諸収入の納期の延長

カ　諸収入の分納誓約

キ　歳入歳出外の収入通知及び支出命令

ク　既定予算による1件200万円未満の支出負担行為の決定、検定及び受渡し

ケ　次に掲げる支出命令

(ア)　指令済みの補助金及び交付金

(イ)　1件200万円未満の支出命令

コ　関係行政庁に対する軽易な諸願、届の受理及び経由並びに事務連絡

サ　法令、条例、規則等の一定基準による軽易なものの許可、認可及び承認

シ　時間外及び特殊勤務命令

ス　主査職以下の管内及び日帰りの管外の出張命令

セ　調査及び報告資料の収集

ソ　編さん文書の引継

タ　主査職以下の復命報告(重要なものを除く。)

チ　主査職以下の職員の願及び届の許可

ツ　関係団体との連絡

テ　1件200万円未満の入札執行又は見積合わせ

ト　1件30万円未満の不用品の処分

ナ　その他軽易な事項

(4)　総務部長の専決事項

ア　例規類集の発行

イ　職員の扶養親族の認定

ウ　既定予算による会計年度任用職員の任用

エ　職員の健康診断

オ　職員住宅の入、退居の選定

カ　職員の研修及び赴任のための出張命令

キ　職員の職務に専念する義務の免除

ク　美幌町財政事情説明の告示

ケ　企業会計事業業務状況及び予算(決算)状況の告示

コ　美幌町各会計補正予算の告示

(5)　町民生活部長の専決事項

ア　広報の発行

イ　町勢要覧の発行

ウ　国民年金法の普及

エ　固定資産課税台帳縦覧に関する告示

(6)　福祉部長の専決事項

ア　法外援助

イ　法令に基づく予防衛生の企画

ウ　福祉施設の管理及び使用許可

エ　関係諸団体の育成指導

オ　児童手当に関すること。

カ　予防接種に関する告示

(7)　経済部長の専決事項

ア　博覧会、共進会、展示会等の出品あっせん

イ　計量法の実施

(8)　建設部長の専決事項

ア　街路灯の設置助成

イ　工事の設計及び設計審査並びに監督、検査命令及び受渡命令

ウ　土地区画整理事業の保留地処分

エ　仮換地の指定

オ　道路の区域決定(変更)に関する告示

カ　清掃の企画

キ　公害に関すること。

ク　自然保護に関すること。

ケ　野犬掃討実施及び捕獲した畜犬の係留告示

(9)　総務課長の専決事項

ア　法規及び例規類集の加除整理並びに保存

イ　文書及び物品の発送並びに収受及び保管

ウ　当直命令

エ　公印の管守及び持出使用許可

オ　庁舎の管理

カ　市町村職員共済組合に対する諸届の進達及び受理

(10)　財務課長の専決事項

ア　所管車両の使用許可及び整備管理

(11)　政策推進課長の専決事項

ア　統計調査員の任免及び推せん

(12)　税務課長の専決事項

ア　町税に関する申告、届、報告等の処理

イ　徴収受託及び嘱託

ウ　納税管理人届等の処理

エ　公示送達に伴う納期の変更

オ　標識交付

(13)　戸籍保険課長の専決事項

ア　国民健康保険出産育児一時金及び葬祭費の支給

イ　住民基本台帳の整理及び管理

(14)　社会福祉課長の専決事項

ア　児童扶養手当関係書類の進達

イ　所管施設の管理

(15)　保健福祉課長の専決事項

ア　定例の予防接種及び消毒の実施

イ　所管施設の管理

(16)　農林政策課長の専決事項

ア　農業気象予報及び病害虫防除の実施

イ　家畜の予防接種、消毒及び検査

ウ　農業構造改善事業の指導監督

エ　国、道営土地改良事業の補助監督

オ　分担金賦課徴収の処理

カ　所管施設の管理

(17)　みらい農業課長の専決事項

ア　みらい農業センター施設の管理

(18)　環境管理課長の専決事項

ア　工事の監督及び工事日誌

イ　所管町有財産(道路等)の登記

ウ　所管施設の管理

エ　所管車両の運行及び日誌

オ　道路占用許可

カ　清掃方法の実施

キ　塵芥処理車の運行

ク　所管施設の管理

(19)　建設課長の専決事項

ア　工事の監督及び工事日誌

イ　所管施設の管理

ウ　建築確認申請

(20)　上下水道課長の専決事項

ア　工事の監督及び工事日誌

2　前項の場合において各課長等の専決事項は、当該課長等に配分された事務に限るものとする。

(専決事項の指揮)

第25条　専決事項中、特に重要なもの又は異例に属するものについては、課長等の専決事項は部長、部長の専決事項は副町長、副町長の専決事項は町長に、それぞれ指揮を受けなければならない。

(代決者)

第26条　決裁者が不在の場合で緊急を要するものについては、次に掲げる者が代決する。

(1)　町長不在のときの代決

ア　町長不在のときは、副町長が町長の事務を代決する。

イ　町長及び副町長ともに不在のときは、主務の部長が町長の事務を代決する。

ウ　町長、副町長及び主務の部長ともに不在のときは、主務の課長等が町長の事務を代決する。

(2)　副町長不在のときの代決

ア　副町長不在のときは、主務の部長が副町長の事務を代決する。

イ　副町長及び主務の部長ともに不在のときは、主務の課長等が副町長の事務を代決する。

(3)　部長不在のときの代決

ア　部長不在のときは、主務の課長等が部長の事務を代決する。

イ　部長及び主務の課長等ともに不在のときは、主務の主査が部長の事務を代決する。

(4)　課長等不在のときの代決

ア　課長等不在のときは、主務の主査が課長等の事務を代決する。

イ　課長等及び主務の主査ともに不在のときは、課内の他の上席の課長等(他の上席の課長等がいない場合にあっては、他の上席の主査)が課長等の事務を代決する。

2　前項による代決は、重要又は異例に属する事項についてはすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針が示されたものについては、この限りでない。

(重要と認める事項)

第27条　特に重要と認める基準事項を、おおむね次のとおり定める。

(1)　諸会議の招集及び議案

(2)　令達

(3)　職員の進退及び賞罰

(4)　事業の計画

(5)　工事の施行物件の購入又は処分及び契約の締結

(6)　異議の申立、訴願及び訴訟

(7)　請願及び陳情

(8)　許可、認可及びその取消等の行政処分

(9)　重要な通ちょう、照会及び回答並びに報告

(10)　異例に属するもの

2　前項に定めるもののほか、重要と認めるものについては、その都度、文書の余白に注記して、処理の便に資さなければならない。

(代決後の措置)

第28条　前2条の規定により代決した文書で、後閲の必要なものについてはその旨を記載しなければならない。この場合、起案者は、上司在庁の際、速やかにその文書を後閲に供さなければならない。

第5章　文書の施行

(文書の記名)

第29条　決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名をもって表示するものとする。ただし、特に重要でないものは、氏名を省略することができる。

2　施行文書のうち送付を要するものには、その本文の末尾に、主務の部、課の名称等の連絡先を括弧を付して表示するものとする。ただし、表彰状その他これらに類するものについては、この限りでない。

(記号及び番号)

第30条　施行文書には、起案者において、記号及び番号を付さなければならない。ただし、告示以外の公示文書及び軽易な文書については、この限りでない。

2　施行文書の記号は、別表第1のとおりとする。

3　施行文書の番号は、文書施行簿の整理番号とする。

4　前項の番号は、会計年度ごとの一連番号とする。

5　前項の規定にかかわらず、条例、規則、訓令及び告示の番号は、文書の区分ごとの令達番号簿の番号とする。

6　前項の番号は、暦年ごとの一連番号とする。ただし、第7条第2号エ及び同条第4号に規定するものは、会計年度ごとの一連番号とする。

(各課所管の令達)

第31条　次に掲げる令達は、各課所管とする。

(1)　許可　申請又は願に対し許可を与えるもの

(2)　認可　申請又は願に対し認可を与えるもの

(3)　免除　申請又は願に対して使用料又は手数料などを減免するもの

2　前項の文書の記号は、その年度の数字に課の名称の頭文字と、許可、認可又は免除の内容による区分文を用いる。

(公印の押印及び電子署名の付与)

第32条　施行文書のうち送付を要するものであって次に掲げるもの以外のものについては、公印を押さないものとする。

(1)　法令の規定により公印を押さなければならないもの

(2)　町長又は権限を有する者がその権限を行使するため施行するもの

(3)　権利義務又は事実の証明に関するもの

(4)　その他公印を押さざるを得ない特別な事情があるもの

2　前項の規定にかかわらず、電子文書交換システムを利用して公印を押す必要のある文書を送信するときは、その押印に代えて、電子署名を付与するものとする。

3　施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて、電子文書取扱主任に請求するものとする。

4　電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

5　第2項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行については、別に定める。

(電話等による連絡)

第33条　緊急な事件又は簡易な事務連絡は、電話及び通信機器を利用して処理することができる。

(文書の発送)

第34条　発送する文書及び物品は、午後4時までに、次に掲げる事項に従って総務課に回付しなければならない。

(1)　封筒に、郵便番号、住所、宛名を書くこと。

(2)　小包その他特別の包装を必要とするものは、主務課ですること。

2　電子メール、電子掲示板又は電子文書交換システムにより送信する施行文書は、町長が別に定める方法により送信しなければならない。

第6章　保管及び保存

(保管、保存の分類)

第35条　すべての文書は、別表第2文書分類表による番号(以下「分類番号」という。)に分類整理し、これを保管及び保存しなければならない。

(分類番号の追加、削除)

第36条　新発生事務等の理由により、文書分類番号を新たに追加する必要が生じた場合は、総務課長が分類を決定する。

2　必要がなくなった分類番号は、総務課長の決定により、削除することができる。

(未決及び完結文書)

第37条　未決文書とは事件処理中の文書を、完結文書とは事件の一応処理したもの又は完結した文書をいう。

(整理)

第38条　文書は、すべて未決及び完結文書ごとに区分し、完結文書は、文書分類表の定めるところにより整理区分し、所定の位置に保管及び保存されなければならない。

2　文書の保管責任は各主務課とし、保存の責任は総務課とする。

(保管)

第39条　主務の課長等は、常に文書の所在を明らかにして、保管を行わなければならない。

2　完結文書は、各主務課において、当該年度及び翌年度間保管しなければならない。

(保管文書の引継)

第40条　各主務課において保管を終えた文書は、編さんのうえ、完結保存文書調書を添え、保管期間満了後2月以内に引継がなければならない。

2　総務課は、前項の引継ぎを受けたときは、その文書の分類番号及び保存期間を審査しなければならない。

(保存期間)

第41条　文書の保存期間は、法令及び北海道が定めた条例、規則、準則、事務取扱要領、通知等に定めるものを除き、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、保存期間が10年を超える文書は、永年に区分する。

2　前項の規定による保存年限の各区分の基準は、文書分類表の保存年限によること。

3　第39条第2項に規定する保管期間は、保存期間に含まれるものとする。

第42条　前条の文書の保存期間の起算日は、当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、次に定めるものはこの限りでない。

(1)　暦年により処理する文書　当該事案の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日

(2)　4月1日から5月31日までの間の文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの　当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日

(3)　法令等の規定により保存期間の起算日が定められている文書　当該法令等で定める日

(保存期間の更新)

第43条　第41条により決定された保存期間の満了した文書であっても、なお保存の必要があると主務課において認めたものについては、総務課長の承認を得て、保存期間を更新することができる。

(保存文書の編さん)

第44条　第40条に定める編さんの基準は、おおむね次のとおりとする。

(1)　文書は、会計年度ごとに、編さんする。

(2)　文書の区分は、文書分類表の分類番号ごとの保存期間別とする。

(3)　類目の多岐にわたる文書は、関係の最も深い類目に編入する。

(4)　簿冊の厚さは、約6センチメートルを標準として編さんし、分冊を必要とするものは1冊ごとに分冊数及び順番号を記さなければならない。

(5)　文書に付属する図面などで編さんに不便なものは別に編集し、この旨を文書に記入する。

(6)　文書の編さん順序は、完結の月日順にして目次をつけること。

(7)　編さん文書は、表紙及び背紙をつけなければならない。

(8)　複数年にわたる事案の処理に係る文書又は紙数の都合による場合は、2年以上にわたる分を1冊とすることができる。ただし、この場合は区分紙を差入れ、年次又は年度区分を明らかにしなければならない。

(9)　官報及び公報は、1か月分を、発行の日付又は番号の順序によって編さん及び成冊しなければならない。

(編さん文書の保存)

第45条　第40条の規定により引継がれた文書は、総務課長の指示により書庫に保存しなければならない。

(保存文書の貸出)

第46条　保存中の文書を借りようとするときは、総務課長の許可を受けて、貸出しを受けることができる。

2　文書及び簿冊の貸出期間は、7日以内とする。

3　貸出された文書は、町長の許可を受けなければ庁外に持出し、又は転貸してはならない。

4　貸出された文書を抜きとり、又は追補及び補正することはできない。

5　文書担当課長が必要と認めたときは、一時、貸出しを拒絶し、又は期間内であっても返還を命ずることができる。

第7章　廃棄

(文書の廃棄)

第47条　文書の廃棄は、総務課の指示のもと行うものとする。ただし、保管中に保存期間を経過した文書については、各主務課で行うことができる。

(廃棄の要領)

第48条　保存期間の経過した文書は、総務課の指示のもと廃棄しなければならない。ただし、町長が規定した保存期間中であっても法定保存期間を経過したものは、関係グループ等に合議のうえ、町長の決裁を経て廃棄することができる。

2　前項の規定により廃棄する場合、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、切断しなければならない。

第8章　電子情報の取扱い

(電子情報の取扱い)

第49条　電子情報の取扱いについては、当分の間、別に定めるところによる。

第9章　雑則

(委任)

第50条　この訓令で定めるもののほか、文書の取扱いに関することは、総務部長が別に定める。

附則

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現にこの訓令による改正前の美幌町文書取扱規程の規定に基づいてなされた許可、承認、指示、決定、その他処分又は申請、届出その他の手続は、この訓令の相当規定に基づいてなされた処分又は手続とみなす。

附則(平成18年3月29日美幌町訓令第3号)

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現にこの訓令による改正前の美幌町文書取扱規程の規定に基づいてなされた許可、承認、指示、決定、その他処分又は申請、届出その他の手続は、この訓令の相当規定に基づいてなされた処分又は手続と見なす。

附則(平成19年3月30日美幌町訓令第4号)

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

附則(平成19年6月29日美幌町訓令第8号)

この訓令は、平成19年7月1日から施行する。

附則(平成20年3月31日美幌町訓令第6号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附則(平成22年3月31日美幌町訓令第11号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附則(平成23年3月30日美幌町訓令第6号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附則(平成24年3月9日美幌町訓令第4号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附則(平成24年3月31日美幌町訓令第7号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附則(平成25年1月7日美幌町訓令第1号)

この訓令は、平成25年1月7日から施行する。

附則(平成25年4月1日美幌町訓令第9号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附則(平成27年2月17日美幌町訓令第1号)

この訓令は、平成27年3月1日から施行する。

附則(平成30年4月1日美幌町訓令第2号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附則(令和2年3月31日美幌町訓令第4号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

附則(令和3年2月15日美幌町訓令第1号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

附則(令和4年4月1日美幌町訓令第3号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

附則(令和4年4月1日美幌町訓令第5号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附則(令和6年4月1日美幌町訓令第1号)

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

別表第1(第30条関係)


区分		記号
法規文書	条例	美幌町条例
法規文書	規則	美幌町規則
令達文書	訓令	美幌町訓令
	訓	美幌町訓
	達	美幌町達
	指令	美幌町指令
公示文書	告示	美幌町告示
公示文書	庁達	美幌町庁達
一般文書		付表のとおり

付表


部及び課名		記号
総務部	総務課	美総
	危機対策課	美危
	政策推進課	美政
	財務課	美財
町民生活部	町民活動課	美町
	戸籍保険課	美戸
	税務課	美税
福祉部	社会福祉課	美社
福祉部	保健福祉課	美保
経済部	農林政策課	美農
	みらい農業課	美み
	商工観光課	美商
建設部	環境管理課	美環
	建設課	美建
	上下水道課	美水

別表第2(第35条関係)

文書分類表


大分類	中分類	小分類	文書内容	保存年限
0　総務課	0(総務グループ)	0	褒章、儀式	永
		1	事務改善	永
		2	令達、公告	永
		3	条例、規則等	永
		4	議会	永
		5	事務の引継ぎ	永
		6	訴願、訴訟、異議申立	10
		7	補助指令	10
		8	宗教法人、学校法人	10
		9	表彰	10
		10	北方領土	5
		11	秘書渉外	5
		12	町村会、町長副町長会議	5
		13	庁中管理	3
		14	庁内会議	3
		15	雑件	1～3
	1(職員グループ)	0	人事	永
		1	給与	10
		2	職員勤務、厚生	5
		3	研修	5
		4	共済組合、退職手当組合、福祉協会	5
		5	雑件	1～3
1　危機対策課	0(危機対策グループ)	0	防災	10
		1	自衛隊	5
		2	雑件	1～3
2　政策推進課	0(政策統計グループ)	0	総合計画策定	永
		1	自治推進	10
		2	総合計画見直し	5
		3	地方創生	5
		4	行政評価	5
		5	行政改革	5
		6	陳情、請願	5
		7	広域行政	5
		8	地域振興	5
		9	ふるさと寄附金	5
		10	移住、定住	5
		11	地域おこし協力隊	5
		12	空き家対策	5
		13	政策会議	3
		14	統計	永
		15	国土法	10
		16	地域開発	10
		17	雑件	1～3
3　財務課	0(財務グループ)	0	予算、決算	永
		1	財政計画	永
		2	町債	永
		3	交付税、交付金	10
		4	決算附属証票	10
		5	財政状況	10
		6	補助事業	10
		7	辺地対策	5
		8	雑件	1～3
	1(契約財産グループ)	0	財産管理(不動産)	永
		1	物品購入、不用品処分	10
		2	財産管理(動産)	10
		3	下水道工事の入札、契約	10
		4	建築工事の入札、契約	10
		5	建設設計、審査、検定調書	10
		6	町村有自動車共済	10
		7	車両契約	10
		8	車両事故	10
		9	経理	5
		10	災害共済	5
		11	車両日報	3
		12	登記	3
		13	雑件	1～3
4　町民活動課	0(町民活動グループ)	0	国内外交流	永
		1	地域活性化	10
		2	自治会	10
		3	暴追、防犯	10
		4	地域集会室	10
		5	男女共同参画	10
		6	交通安全	10
		7	交通安全推進委員会	10
		8	交通安全指導員	10
		9	地域交通	10
		10	雑件	1～3
	1(広報相談グループ)	0	広報	永
		1	町勢要覧	永
		2	人権擁護	永
		3	行政懇談	10
		4	相談、請願、苦情、要望	5
		5	広聴	5
		6	雑件	1～3
5　戸籍保険課	0(戸籍年金グループ)	0	住民基本台帳	1～永
		1	戸籍	1～永
		2	国民年金	1～5
		3	国保異動	7
		4	印鑑登録・証明	1～5
		5	犯歴	3
		6	外国人	3
		7	旅券	1～5
		8	雑件	1～3
	1(医療給付グループ)	0	国保事業の企画	永
		1	国保税滞納者措置	10
		2	国保事業の運営	5
		3	後期高齢者医療事業の運営	5
		4	国保運営協議会	5
		5	医療費扶助	5
		6	国保・老保診療報酬	5
		7	雑件	1～3
6　税務課	0(課税グループ)	0	土地(補充)台帳	永
		1	家屋(補充)台帳	永
		2	課税台帳	7
		3	減免	7
		4	町税申告書	5
		5	固定資産評価審査委員会	5
		6	特別土地保有税審議会	5
		7	雑件	1～3
	1(納税グループ)	0	町税、税外徴収	7
		1	納税奨励	3
		2	雑件	1～3
7　社会福祉課	0(民生障がい福祉グループ)	0	児童、母子、ひとり親福祉	10
		1	援護法	10
		2	ウタリ	10
		3	民生、児童委員	5
		4	社会福祉協議会	5
		5	身体障碍者福祉施設措置徴収金	10
		6	生活保護	5
		7	障がい児、障がい者	5
		8	更生医療	5
		9	社会福祉運営財団	5
		10	福祉団体	3
		11	雑件	1～3
	1(児童支援グループ)	0	保育園、保育所	10
		1	保育園、保育所財産管理	10
		2	児童福祉	5
		3	保育園、保育所入退所	5
		4	児童センター	5
		5	雑件	1～3
	2(発達支援センターグループ)	0	子ども発達支援センター	5
		1	幼児ことばの教室	5
		2	雑件	1～3
	3(子育て支援センターグループ)	0	子育て支援センター	5
	3(子育て支援センターグループ)	1	雑件	1～3
	4(美幌保育園グループ及び東陽保育園グループ)	0	保育園、保育所運営管理	3
	4(美幌保育園グループ及び東陽保育園グループ)	1	雑件	1～3
8　保健福祉課	0(高齢介護グループ)	0	老人福祉施設措置徴収金	10
		1	福祉電話	10
		2	緑の苑財産管理	10
		3	老人福祉措置	5
		4	福祉寮	5
		5	老人居室整備資金	5
		6	みどり就労センター及びシルバー人材センター	5
		7	老人	5
		8	介護保険の給付	5
		9	緑の苑入苑者に関すること	5
		10	緑の苑利用者に関すること	5
		11	緑の苑デイサービスセンター運営管理に関すること	5
		12	敬老会	3
		13	緑の苑運営管理	3
		14	雑件	1～3
	1(健康推進グループ)	0	感染症予防	5
		1	母子保健	5
		2	健康づくり	5
		3	食生活改善	5
		4	保健福祉総合センター運営管理	3
		5	雑件	1～3
9　農林政策課	0(農政グループ)	0	全体計画、重要変更計画	永
		1	補助金申請、実績報告	永
		2	(財)美幌みどりの村振興公社	永
		3	農業振興事業	10
		4	農業金融	10
		5	稲作転換	10
		6	地区指定	10
		7	単独融資事業実施計画	10
		8	年度別実施計画	10
		9	単独融資事業実施計画承認、実績報告	10
		10	事業の入札、契約	10
		11	町営牧野	10
		12	畜産振興事業	10
		13	家畜貸付、導入	10
		14	農業情報	10
		15	美幌みどりの村、農業実習施設、農村公園	10
		16	新規就農者	10
		17	農業研修事業	10
		18	農業災害、気象	5
		19	推進会議、推進協議会、担当者連絡協議会	5
		20	計画候補地区指定	5
		21	家畜の保健衛生	5
		22	農業団体	3
		23	畜産団体	3
		24	雑件	1～3
	1(森林農地整備グループ)	0	国営土地改良事業	永
		1	道営土地改良事業	永
		2	団体営土地改良事業	永
		3	分担金徴収関係	永
		4	町有林	永
		5	保安林、防風林	10
		6	林業構造改善	10
		7	林業振興事業	10
		8	美幌みどりの村休憩施設、森林公園、林業館	10
		9	治山	5
		10	林業団体	5
		11	林業労働	5
		12	猟友	5
		13	雑件	1～3
10　みらい農業課	0(農業センターグループ)	0	新規就農者	10
		1	農業研修事業	10
		2	栽培試験研究調査事業	10
		3	農業センター管理運営	10
		4	農業担い手対策協議会	10
		5	雑件	1～3
11　商工観光課	0(商工観光グループ)	0	企業誘致	永
		1	観光振興、紹介、宣伝	10
		2	観光施設	10
		3	イベント計画	10
		4	スカイスポーツ	10
		5	商工振興	10
		6	町融資	10
		7	雇用対策	10
		8	産業立地	10
		9	工業用地	10
		10	中心市街地活性化事業	10
		11	ターミナル物産センター	10
		12	一村一品	10
		13	資源開発	10
		14	観光資源	5
		15	観光団体	5
		16	航空公園	5
		17	労働福祉	5
		18	中小企業振興	5
		19	物資流通	5
		20	資源(砂利採取、採石、ガス、電気等)	5
		21	エネルギー	5
		22	消費者保護	5
		23	職業訓練	5
		24	計量器	5
		25	雑件	1～3
12　環境管理課	0(維持管理グループ)	0	財産管理(不動産)	永
		1	道路占用、堤防敷地使用許可	10
		2	補助事業	10
		3	道路、河川、公園、緑地、広場の維持管理	5
		4	道路、公園作業日誌、土木車両の通行	3
		5	雑件	1～3
	1(環境衛生グループ)	0	墓地	永
		1	環境衛生	5
		2	清掃	5
		3	衛生団体	5
		4	環境保全対策企画推進	5
		5	公害	5
		6	緑化	5
		7	自然保護	5
		8	美幌・津別広域事務組合	3
		9	雑件	1～3
13　建設課	0(都市整備グループ)	0	道路の認定、変更、廃止	永
		1	道路用地登録済権利書	永
		2	用地等の処理	永
		3	地籍調査事業	永
		4	補助事業	10
		1	都市計画の地域、地区及び都市施設の決定	10
		2	都市計画審議会	10
		3	建設工事の設計、施工	10
		4	橋梁の維持管理	10
		5	水防	5
		6	土木災害復旧	5
		7	雑件	1～3
	1(公営住宅グループ)	0	公営住宅家賃決定、変更、家賃収入補助金	永
		1	公営住宅管理	3
		2	公営住宅入居者選考	3
		3	雑件	1～3
	2(建築グループ)	0	建築確認、検査	15
		1	補助事業	10
		2	建築工事の設計、施工	10
		3	雑件	1～3
14　上下水道課	0(営業グループ)	0	下水道事業計画	永
		1	個別排水処理施設事業計画	永
		2	雑件	1～3
	1(施設グループ)	0	下水道管路、終末処理場施設維持管理	永
		1	個別排水処理施設の維持管理	5
		2	排水設備の調査、普及	5
		3	雑件	1～3
15　出納審査課	0(出納審査グループ)	0	現金出納簿	10
		1	歳入歳出外	5
		2	物品出納	5
		3	雑件	1～3

様式第1号(第8条、第9条、第11条関係)

様式第2号(第8条、第9条、第11条関係)

様式第3号(第8条、第9条関係)

様式第4号(第8条、第9条関係)

様式第5号(第8条、第9条関係)

◆	平成16年3月25日	訓令第1号
◇	平成18年3月29日	訓令第3号
◇	平成19年3月30日	訓令第4号
◇	平成19年6月29日	訓令第8号
◇	平成20年3月31日	訓令第6号
◇	平成22年3月31日	訓令第11号
◇	平成23年3月30日	訓令第6号
◇	平成24年3月9日	訓令第4号
◇	平成24年3月31日	訓令第7号
◇	平成25年1月7日	訓令第1号
◇	平成25年4月1日	訓令第9号
◇	平成27年2月17日	訓令第1号
◇	平成30年4月1日	訓令第2号
◇	令和2年3月31日	訓令第4号
◇	令和3年2月15日	訓令第1号
◇	令和4年4月1日	訓令第3号
◇	令和4年4月1日	訓令第5号
◇	令和6年4月1日	訓令第1号